Thống kê truy cập

Đang truy cậpĐang truy cập : 4

Máy chủ tìm kiếm : 1

Khách viếng thăm : 3


Hôm nayHôm nay : 435

Tháng hiện tạiTháng hiện tại : 37420

Tổng lượt truy cậpTổng lượt truy cập : 805977

Trang nhất » Tin Tức » Văn bản chỉ đạo

Chào mừng các bạn đến với Website trường Tiểu học và THCS Nguyễn Hữu Cảnh

Quy chế công tác Văn thư và Lưu trữ

Chủ nhật - 09/12/2012 13:17
PHÒNG GD&ĐT XUÂN LỘC
TRƯỜNG TH&THCS NGUYỄN HỮU CẢNH
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
            Độc lập -Tự do - Hạnh phúc

 
 

                                                     QUY CHẾ

                                  Công tác Văn thư và Lưu trữ

Cơ quan: Trường TH&THCS Nguyễn Hữu Cảnh- Năm học 2012-2013
(Ban hành kèm theo QĐ 52 /QĐ-NHC ngày 09/11/2012 của trường TH&THCS Nguyễn Hữu Cảnh)

 
 
 

Chương I

QUI ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

Qui định phạm vi áp dụng của qui chế
- Công tác văn thư của trường TH&THCS Nguyễn Hữu Cảnh bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của trường TH&THCS Nguyễn Hữu Cảnh, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ. Quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư (Dấu của trường TH&THCS Nguyễn Hữu Cảnh - bao gồm cả dấu của công đoàn trường TH&THCS Nguyễn Hữu Cảnh).
- Công tác lưu trữ của trường TH&THCS Nguyễn Hữu Cảnh bao gồm các công việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu trong quá trình hoạt động của nhà trường.
Điều 2. Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư lưu trữ.
Hiệu trưởng có trách nhiệm chỉ đạo công tác văn thư, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư.
Các phòng ban, bộ phận khác như: Chuyên môn, Công Đoàn, chi Đoàn, Liên Đội Ban Thanh tra ND, Tài vụ trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư phải thực hiện nghiêm chỉnh qui định tại nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định khác của pháp luật về công tác văn thư.

Điều 3. Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư lưu trữ cơ quan

- Soạn thảo, ban hành văn bản.
- Quản lý văn bản đến, văn bản đi.
- Quản lý và sử dụng con dấu.
- Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của trường TH&THCS Nguyễn Hữu Cảnh.

Điều 4. Cán bộ văn thư và cán bộ lưu trữ

Nhân viên làm công tác văn thư và lưu trữ trong trường TH&THCS Nguyễn Hữu Cảnh đã đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch viên chức ngành văn thư và lưu trữ theo qui định.
 
Điều 5. Kinh phí cho hoạt động văn thư và lưu trữ.
Hiệu trưởng trường TH&THCS Nguyễn Hữu Cảnh đã bố trí kinh phí trang bị các thiết bị chuyên dùng và tổ chức các hoạt động nghiệp vụ theo yêu cầu của công tác văn thư và lưu trữ.

Điều 6. Bảo vệ bí mật Nhà nước trong công tác văn thư và lưu trữ

Mọi hoạt động trong công tác văn thư và lưu trữ của trường TH&THCS Nguyễn Hữu Cảnh đã thực hiện theo các qui định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước.

Chương II

CÔNG TÁC VĂN THƯ
Mục I. Soạn thảo, ban hành văn bản

Điều 7. Hình thức văn bản

Hình thức văn bản trong qui chế này thực hiện theo đúng Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính.

Điều 8. Thể thức văn bản

Quy định thể thức các loại văn bản mà trường TH&THCS Nguyễn Hữu Cảnh được phép ban hành:
- Văn bản qui phạm pháp luật; (không có)
- Văn bản hành chính bao gồm: Quyết định cá biệt (QĐ); Thông cáo (TC); Thông báo (TB); Chương trình (CTr); Kế hoạch (KH); Phương án (PA); Đề án (ĐA); Báo cáo (BC); Biên bản (BB); Tờ trình (TTr); Hợp đồng (HĐ); Giấy chứng nhận (CN); Giấy uỷ nhiệm (UN); Giấy mời (GM); Giấy giới thiệu (GT); Giấy nghỉ phép (NP); Giấy đi đường (GĐĐ); Giấy biên nhận hồ sơ (BN); Phiếu gửi (PG); Phiếu chuyển (PC).
- Bản sao văn bản bao gồm: Bản sao y bản chính (SY); Bản trích sao (TS); Bản sao lục (SL).
(Thể thức văn bản qui định trong qui chế này áp dụng theo Thông tư 01)

Điều 9. Soạn thảo văn bản

1. Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Hiệu trưởng trường TH&THCS Nguyễn Hữu Cảnh giao cho Bộ phận hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
2. Bộ phận hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo;
- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
- Soạn thảo văn bản;
- Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với Hiệu trưởng việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, bộ phận hoặc cá nhân có liên quan nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
- Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan.

Điều 10. Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
2. Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định.

Điều 11. Đánh máy, nhân bản

Việc đánh máy, nhân bản văn bản phải bảo đảm những yêu cầu sau:
1. Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại;
2. Nhân bản đúng số lượng qui định;
3. Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.

Điều 12. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

1. Hiệu trưởng hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản.
2. Tổ trưởng văn phòng và Văn thư trường TH&THCS Nguyễn Hữu Cảnh phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kĩ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.

Điều 13. Ký văn bản

1. Hiệu trưởng nhà trường có thẩm quyền ký tất cả các văn bản của trường TH&THCS Nguyễn Hữu Cảnh. Hiệu trưởng có thể giao cho Phó hiệu trưởng ký thay (KT) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
2. Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai.

Điều 14. Bản sao văn bản

Gồm bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục.
Thể thức bản sao được qui định như sau:
Hình thức sao: sao y bản chính hoặc trích sao, hoặc sao lục; tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số, kí hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ kí của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản; nơi nhận.
Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục được thực hiện theo đúng quy định (tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư) có giá trị pháp lý như bản chính.
Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của văn bản không được thực hiện theo đúng thể thức qui định tại NĐ 110/2004/NĐ-CP, chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
Mục 2. Quản lý văn bản
(Thực hiện đúng theo công văn số 425/VTLTNN-NVTW V/v Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ký ngày 18/7/2005)

Điều 15. Trình tự quản lý văn bản đến

Quy định tất cả văn bản, kể cả đơn, thư gửi đến trường TH&THCS Nguyễn Hữu Cảnh phải được quản lý theo trình tự sau:
1.      Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
2.      Trình, chuyển giao văn bản đến;
3.      Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Điều 16. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
Gồm các bước sau:
1.      Tiếp nhận văn bản đến;
2.      Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến;
3.      Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến;
4.      Đăng ký văn bản đến.
Điều 17. Trình, chuyển giao văn bản đến
1.      Trình văn bản đến
Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho Hiệu trưởng
2.      Chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến được chuyển giao cho các bộ phận giải quyết căn cứ vào ý kiến của Hiệu trưởng. Việc chuyển giao công văn đến cần bảo đảm những yêu cầu sau: nhanh chóng, đúng đối tượng và chặt chẽ.

Điều 18. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Hiệu Trưởng, Phó hiệu trưởng trường TH&THCS Nguyễn Hữu Cảnh có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến thuộc các lĩnh vực về giáo dục đào tạo và liên quan đến giáo dục đào tạo.
Các bộ phận sau khi nhận được văn bản mà lãnh đạo đã chuyển có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật qui định hoặc theo qui định của Lãnh đạo trường TH&THCS Nguyễn Hữu Cảnh.

Điều 19. Trình tự quản lý văn bản đi

Quy định tất cả văn bản do trường TH&THCS Nguyễn Hữu Cảnh phát hành phải được quản lý theo trình tự sau:
1. Kiểm tra hình thức, thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản; ghi số, kí hiệu và ngày, tháng của văn bản;
2.      Đóng dấu cơ quan;
3.      Đăng ký văn bản;
4.      Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
5.      Lưu văn bản đi.
Điều 20. Chuyển phát văn bản đi
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
1.Làm thủ tục phát hành văn bản:
- Lựa chọn bì;
- Trình bày bì và viết bì;
- Vào bì và dán;
2.      Chuyển phát văn bản đi:
- Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức;
- Chuyển phát văn bản đi qua đường bưu điện;
- Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua email;
- Chuyển phát văn bản mật.
3.      Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
Điều 21. Lưu văn bản đi
1. Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất 2 bản chính; 1 bản lưu tại văn thư và 1 bản lưu trong hồ sơ của từng bộ phận.
2. Bản lưu văn bản đi tại Văn thư phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
3. Bản lưu văn bản qui phạm pháp luật và văn bản quan trọng khác của trường TH&THCS Nguyễn Hữu Cảnh phải được làm bằng loại giấy tốt, có độ pH trung tính và được in bằng mực bền lâu.
 
Mục 3. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ,
Tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Điều 22. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập

1. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm:
a) Mở hồ sơ;
b) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ;
c) Kết thúc vào biên mục hồ sơ.
3.      Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập:
a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của ngành GDĐT;
b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;
c) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

Điều 23. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

1.      Trách nhiệm của các bộ phận và cá nhân trong nhà trường:
a) Các bộ phận và cá nhân trong cơ quan phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan theo thời hạn được qui định.
b) Trường hợp bộ phận hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của trường TH&THCS Nguyễn Hữu Cảnh nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai năm.
c) Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho bộ phận hay người kế nhiệm.
2.      Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được qui định như sau:
a) Tài liệu hành chính: sau một năm kể từ năm công việc kết thúc;
b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức;
c) Tài liệu xây dựng cơ bản: sau 3 tháng kể từ khi công trình được quyết toán;
d) Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: sau 3 tháng kể từ khi công việc kết thúc.
3.      Thủ tục giao nộp
Khi giao nộp tài liệu phải lập 2 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 2 bản “Biên bản giao nhận tài liệu”. Bộ phận hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành của nhà trường giữ mỗi loại một bản.
Điều 24. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
1. Hiệu trưởng có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các bộ phận, cá nhân thuộc phạm vi quản lý của mình.
2. Các bộ phận và cá nhân chịu trách nhiệm trước Hiệu Trưởng về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của ngành vào lưu trữ hiện hành của trường TH&THCS Nguyễn Hữu Cảnh.
3. Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó.
Mục 4. Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

Điều 25. Quản lý và sử dụng con dấu

1. Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo qui định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và các qui định của Nghị định 110/2004/NĐCP.
2. Con dấu của cơ quan được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những qui định sau:
a) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của Hiệu Trưởng nhà trường;
b) Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan;
c) Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của Hiệu Trưởng hoặc Phó hiệu Trưởng;
d) Không được đóng dấu khống chỉ.

Điều 26. Đóng dấu

1. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu  qui định.
2. Khi đóng dấu lên chữ ký thì đóng dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
3. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
Điều 27. Khen thưởng và xử lý vi phạm:
Cán bộ viên chức trường TH&THCS Nguyễn Hữu Cảnh, các Đoàn thể, bộ phận, văn thư có thành tích trong công tác văn thư được khen thưởng theo quy định của pháp luật.
Người nào vi phạm các quy định của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và các quy định khác của pháp luật về công tác văn thư thì tùy tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.
                                                                                      HIỆU TRƯỞNG
 
 
 
                                                                                      Mai Hữu San
 

Nguồn tin: Trường THCS Nguyễn Hữu Cảnh

Tổng số điểm của bài viết là: 1 trong 1 đánh giá
Click để đánh giá bài viết

Những tin mới hơn

Những tin cũ hơn

 
Tìm kiếm:

Hỗ trợ online


Mai Hữu San

Lê Thanh Tùng

Đăng kí thành viên

Thăm dò ý kiến

Học sinh trường TH, THCS Nguyễn Hữu Cảnh tự học, hệ thống lại kiến thức như thế nào để ôn thi có hiệu quả?

Ghi thành dàn bài theo phương pháp sơ đồ tư duy

Nhẩm trong óc ít nhất 3 lần

Tự hình dung và ghi ra giấy

Tất cả các ý trên

Hình ảnh hoạt động

Liên kết

Vnedu.vn
Phòng GD&ĐT Xuân Lộc
Giao duc TH Dong Nai
Bộ giáo dục và đào tạo
Giao duc
Sở GD-ĐT Đồng Nai
av
toán

TRƯỜNG TRUNG HỌC CƠ SỞ NGUYỄN HỮU CẢNH                                         
Địa chỉ: Xã Xuân Thành - Huyện Xuân Lộc - Tỉnh Đồng Nai                            
Điện thoại: 0618.680.865 /Email: thcsnguyenhuucanh@xuanloc.net 
Trường THCS Nguyễn Hữu Cảnh giữ bản quyền nội dung trên website này
Chỉ đạo nội dung:
Mai Hữu San. Design by:  BBA